Prima della partenza, sarà inviato il dossier di viaggio con le informazioni relative al soggiorno: orario di partenza, indirizzo della famiglia o del college, dettagli sulle assicurazioni viaggio, materiale turistico ed i suggerimenti per organizzare la vacanza.
Per motivi contingenti non prevedibili, è possibile che la famiglia ospitante possa essere cambiata immediatamente prima o dopo la partenza.